Uno de los costes que más se pasan por alto en la logística internacional y la cadena de suministro no es la tasa de carga o descarga de un contenedor, ni el transporte, sino las tasas de detención y sobrestadía. Estos cargos se aplican a los envíos que se retrasan o se detienen en algunas de las etapas de envío.

Es fundamental reducir los gastos de detención y sobrestadía para ahorrar márgenes y aumentar la rentabilidad de un envío. Este artículo le dirá cómo hacerlo.

¿Qué son los costes de detención y demora?

Costes de detención

La detención se aplica cuando un contenedor se utiliza fuera de la terminal. El coste de la detención varía según la ubicación, la compañía naviera y el tipo de contenedor, y se basa tanto en el número de días que se retiene un contenedor como en su tamaño.

Durante la exportación, los gastos de detención comienzan con la recogida de un contenedor vacío en el patio de contenedores y terminan con la llegada de un contenedor lleno a la terminal portuaria. Durante la importación, comienza cuando se recoge el contenedor lleno en la terminal, continúa durante la entrega y termina cuando el contenedor vacío se devuelve al patio de contenedores.

Costes de demora

Los costes de sobrestadía se cobran por el uso del equipo del contenedor mientras está dentro de una terminal. Se cobra por contenedor y por día, y el importe varía según la ubicación y el tipo de contenedor.

La sobrestadía comienza en las exportaciones cuando el contenedor entra en una terminal y termina cuando se sube a un barco o a un avión de carga. Dependiendo del tipo de contenedor y de su ubicación, los transportistas marítimos y aéreos deciden cuándo termina la demora.

Durante la importación, la sobrestadía comienza cuando el barco o el avión de carga llega a la terminal y se descarga el contenedor. La fecha de inicio del período de sobrestadía depende del transportista y del tipo de contenedor, y se detiene cuando el contenedor se recoge en la terminal para su entrega.

El método por el cual el tiempo se añade a su total basado en su consumo es la principal distinción entre la Detención y la Demora. La detención se mide en tiempo en función del tiempo que se utiliza el contenedor fuera de la terminal. La demora se calcula en función del tiempo que el contenedor está retenido en la terminal.

Por ejemplo, un cargo de Detención de 7 días puede incluir 3 días de gracia y 4 días de penalizaciones por Detención. Mientras que un cargo por Demora de 5 días incluirá un periodo de gracia de 2 días seguido de 3 días de cargos por Demora.

Definiciones invertidas en algunos países

El mundo de la cadena de suministro es complejo y puede resultar confuso, incluso en lo que respecta a la detención y la demora. De hecho, en algunos países, como los de Sudamérica, el uso de estos términos se invierte: la demora se refiere al tiempo que los contenedores pasan fuera de la terminal, mientras que la detención se refiere al tiempo que pasan dentro de la terminal. El significado correcto lo define el armador o la compañía aérea según la región.

Causas de detención y sobrestadía

Algunas de las principales causas de los cargos por detención y demora pueden ser:

• Despacho de aduanas
• Inspección de la carga
• Liberación de la carga en destino
• Receptor inalcanzable

Incluyendo algunos enlaces a la documentación:

• Documentos incorrectos
• Recepción tardía de documentos
• Pérdida de documentos

Consecuencias de los costes de detención y sobrestadía

Aparte de desestabilizar su cadena de suministro, estos costes ocultos pueden perjudicar a su empresa de muchas otras maneras.

Puede perjudicar a los resultados de una manera importante

Los costes de detención y sobrestadía son los costes ocultos que tienen que pagar las empresas. A menudo es difícil prever estos gastos logísticos, y las empresas tienen que hacer frente a ellos cuando se producen. Como resultado, las empresas son reactivas a las penalizaciones en lugar de ser proactivas para resolver la situación por adelantado debido a la falta de esta visibilidad. Cuando estos cargos comienzan a acumularse, pueden suponer una gran parte de los beneficios anuales.

Acaba con los márgenes de los productos y proyectos

La exportación no sólo es compleja, sino también arriesgada debido a las tasas de retención y sobrestadía. Un envío ocasional sin experiencia en la preparación puede llevar a un escenario seriamente negativo, diciendo con altas tasas de Detención y Demora. Algunos productos y algunos proyectos tienen tan poco margen en su precio, que estas tasas y penalizaciones pueden reducirlo a cero, o incluso llevar a un margen negativo.

Puede estropear las aspiraciones de crecimiento

Las grandes empresas pueden permitirse ser frugales con su planificación, ya que pueden absorber los gastos de detención y demora, pero esto no es una opción para las pequeñas y medianas empresas. Por ello, muchas pequeñas y medianas empresas tienden a evitar la exportación en un intento de protegerse de cualquier riesgo potencial.

¿Cómo pueden las empresas evitar los costes de detención y demora?

¿Qué medidas pueden tomar las pequeñas y medianas empresas para evitar los riesgos? Hay una serie de medidas que pueden tomarse para ayudar a mitigar los riesgos, algunas de las cuales son:

Seguimiento de los contenedores mediante una plataforma de visibilidad

Los costes de detención y sobrestadía pueden reducirse mediante el uso de la visibilidad en tiempo real para localizar y rastrear el contenedor en todo momento. Con una plataforma con función de seguimiento en tiempo real, se puede

• Explorar rutas comerciales alternativas para mantener la carga en movimiento y predecir la congestión en las terminales.
• Obtenga alertas en tiempo real para predecir si el envío generará cargos por detención y demora y cuándo.

Planificar y preparar con antelación

Despachar la carga con antelación y con un un poco más de márgen de tiempo. Tenga a mano la documentación adecuada y pague por adelantado los derechos específicos de la geografía o los materiales del contenedor. No presentar los documentos a tiempo o hacerlo de forma inadecuada dará lugar a costes de detención y sobrestadía innecesarios. Asegurar el despacho de aduanas antes de la llegada del envío. Comparta las instrucciones de entrega con todas las partes interesadas con antelación para ahorrar un tiempo valioso. Por ejemplo, comunicarse con la empresa de transporte con suficiente antelación puede ahorrar tiempo, especialmente en las terminales más concurridas.

Utilizar los datos

En la cadena de suministro global de hoy en día fluye una gran cantidad de datos. Con esta enorme cantidad de datos a su disposición, uno puede tomar decisiones comerciales informadas que podrían evitar cualquier gasto innecesario, incluyendo la detención y la demora. Comprender el rendimiento de sus transportistas e identificar los transportistas con mejor rendimiento en cuanto a carriles e identificar los mejores escenarios de congestión portuaria con mucha antelación. Identificar a los transportistas de riesgo o las terminales de riesgo que podrían retrasar sus envíos.

Mejora de los rastreadores de detención y sobrestadía

Dar prioridad a los contenedores que corren el riesgo de incurrir en gastos de detención y sobrestadía. Recibir mensajes y alertas en tiempo real sobre el tiempo de permanencia. Ver y comparar el rendimiento de otros transportistas para tomar una decisión informada.

Mantenga y gestione los documentos de envío esenciales en un repositorio ubicado en la nube, y colabore sin esfuerzo con otras partes interesadas con la ayuda de flujos de trabajo personalizables. Esta comunicación oportuna y la documentación digital minimizarán en gran medida los gastos innecesarios de D&D. Obtenga informes detallados sobre los envíos, lo que ayudará a tomar decisiones basadas en datos.

Análisis de la mercancía

Averigüe el tipo de mercancía que tiene, la terminal a la que será entregada y las rutas por las que pasa. Si sabes que tu mercancía va a tardar bastante en ser embalada o descargada, comunícaselo a tu conductor con antelación, para que pueda prepararse para cualquier retraso.

Implantación de la automatización

Utilizar la nueva tecnología para impulsar la fluidez de sus procesos, incluso cuando se trata de un transitario. No solo puede ayudarle a reducir las operaciones manuales que consumen mucho tiempo, sino que también le ayudará a garantizar la conformidad, la eficiencia, la entregabilidad y la rentabilidad.

Planificación

La logística es volátil y los retrasos en los envíos son frecuentes. Las empresas suelen acabar gastando más dinero del que habían presupuestado como resultado. Asegúrese de que el paquete llegue a tiempo. Prepárese cuidadosamente con antelación. Dése algo de tiempo. Tenga en cuenta los posibles retrasos al programar los tiempos de carga y descarga.

Preparando los documentos con mucha antelación.

Organice el papeleo para el despacho de aduanas. Asegúrese de que la información de todos los documentos, incluida la factura, el conocimiento de embarque y el certificado de origen, es perfecta. La información incoherente no sólo causará problemas durante el proceso aduanero, sino que también prolongará el procedimiento de envío.

Negociar

Negocie los gastos de detención y demora antes de aceptarlos sin más.

Solicite días libres

Hablar con las autoridades portuarias o las compañías navieras para negociar. Por ejemplo, se puede pedir días libres adicionales para la mercancía y evitar el pago de la detención y la sobrestadía. Los funcionarios suelen ofrecer a los cargadores mucho tiempo extra de carga. Sólo hay que tenerlo por escrito en el contrato.

Tener un plan de respaldo

Siempre hay que estar preparado para cualquier cosa y tener un plan B. Uno puede reducir el coste de la detención y la demora si tiene un plan de respaldo.

Comunicar con eficacia

Asegúrese de respetar el protocolo de comunicación. Asegúrese de que todos los colaboradores, funcionarios de aduanas y autoridades de la terminal están de acuerdo. Esto ayudará a evitar cualquier retraso innecesario.

Utilizar los datos para trabajar

Utilice los los datos históricospara identificar los puntos críticos de la demora y conocer mejor sus causas. Compare el tiempo real que la carga pasará en determinadas terminales con las franjas horarias reservadas. Deje de gastar demasiado y modifique sus planes en función de los datos reales.

Mitigue sus costes de detención y demora con Holocene

Holocene se ha desarrollado con una tecnología punta de inteligencia artificial para facilitar las operaciones de la cadena de suministro transfronteriza. Esta tecnología, pendiente de patente, elimina los errores y mitiga los riesgos de retrasos y de demoras.

Con Holocene SaaS, puede:

• Transforme y haga que los procedimientos operativos de su ruta comercial sean procesables, estando informado y alertado de los cambios en políticas de Comercio Internacional y Aduanas, asegurándose de no cometer ningún error desde el principio;
• Optimice, digitalice y automatice la preparación de los documentos, incluido el control de calidad automático de la documentación, asegurándose de no cometer ningún error en este punto;
• Lo que, a su vez, proporciona los datos a la inteligencia artificial para estimar los riesgos de retrasos y Detenciones y Demoras debidos a otras razones distintas de los errores de documentación. Si los hay, una simple alerta llamará su atención, dotándole de proactividad.

Si quiere saber más sobre cómo Holocene puede ayudarle a mantener sus costes de detención y demora al mínimo, agende una demostración para descubrir por qué otras empresas confían en Holocene.